Como reduzir o tamanho de um PDF para portais governamentais e de emprego

Por que os PDFs ficam tão grandes

Um PDF é um contentor. Pode conter texto vectorial nítido que quase não pesa, ou fotografias de páginas em resolução total — e essas duas coisas diferem em tamanho por um factor de cem ou mais. A causa principal de um PDF sobredimensionado são as imagens incorporadas, em particular as digitalizações.

Quando digitaliza um documento ou o fotografa com o telemóvel, cada página torna-se uma grande imagem raster, frequentemente com 3000–4000 píxeis de largura e capturada na resolução total da câmara. Uma câmara de telemóvel produz facilmente um JPEG de 4 MB por página. Junte dez dessas num PDF e já está nos 40 MB antes de qualquer texto entrar em jogo.

• Páginas digitalizadas ou fotografadas na resolução total da câmara.
• Fontes incorporadas que nunca foram reduzidas aos caracteres efetivamente utilizados.
• Dados de imagem duplicados — o mesmo logótipo ou cabeçalho repetido em cada página.
• Fluxos de objectos não comprimidos ou pouco comprimidos deixados pela aplicação de exportação.

Como a compressão de PDF realmente funciona

Há duas formas principais de tornar um PDF mais pequeno, e as boas ferramentas usam ambas. A primeira é sem perda: deduplicar objectos repetidos, comprimir os fluxos internos e remover metadados que nenhum leitor precisa. Isto reduz o ficheiro sem alterar um único píxel visível, mas as poupanças são modestas para documentos ricos em imagens.

A segunda é com perda e visa directamente as imagens: reduzir a resolução para um nível razoável para ecrã (150–200 DPI são suficientes para leitura no ecrã e a maioria das impressões) e recodificá-las com um compressor mais eficiente. É aqui que vêm as reduções drásticas. A contrapartida é que pressionar demais torna o texto pequeno nas digitalizações desfocado — o objectivo é a definição mais baixa que ainda se lê bem.

Um processo repetível para cumprir o limite

Em vez de adivinhar, trabalhe por etapas e verifique o tamanho após cada uma. A maioria dos documentos fica abaixo dos 5 MB após o primeiro ou segundo passo.

• Comece por passar o ficheiro pela nossa ferramenta Comprimir PDF e verifique novamente o tamanho — só isso muitas vezes reduz um ficheiro com muito texto para metade.
• Se ainda for demasiado grande e for composto por digitalizações, comprima primeiro as imagens de origem com a ferramenta Comprimir imagem e depois recrie o PDF com Imagens para PDF.
• Divida o documento se o portal só precisa de algumas páginas — não há razão para carregar vinte páginas quando o formulário pede duas.
• Como último recurso para digitalizações de arquivo, aceite uma qualidade de imagem ligeiramente inferior; a legibilidade no ecrã importa muito mais do que a nitidez de impressão para um upload num portal.

Manter uma qualidade aceitável

O erro que as pessoas cometem é tratar a compressão como um único cursor para empurrar ao máximo. Em vez disso, decida para que serve o documento. Um contrato assinado que alguém vai ler num portátil precisa de muito menos resolução do que um desenho técnico de alta precisão. Para a esmagadora maioria dos formulários — documentos de identidade, certificados, extractos, CVs — 150 DPI é indistinguível do original no ecrã e reduz enormemente o tamanho do ficheiro.

Se o texto ficar difícil de ler, recue um nível em vez de abandonar completamente a compressão. O ponto ideal é quase sempre alcançável, e é muito mais rápido do que refazer cada digitalização com uma definição inferior.

Perguntas frequentes